Как все устроено

10 ошибок при подготовке онлайн-ивентов

О том, какие бывают ошибки при организации онлайн-мероприятий, как их избежать и что делать, если избежать все-таки не удалось, рассказывает ивент-директор AdIndex Юлия Рясная-Мацнева

1. Нет четкого определения цели мероприятия. Такая ошибка способна загубить как офлайн-, так и онлайн-ивент. Размытое понимание цели, то есть того, ради чего собственно все затевается, приводит ко всем дальнейшим ошибкам — от разработки контента до организации самого мероприятия.

2. Плохо изучена конкуренция и глубина аудитории. Всегда надо знать, кто уже работает на этом тематическом поле и как именно работает. То есть если уже есть десять агропромышленных конференций, то велика вероятность, что на одиннадцатую никто не пойдет. Либо надо придумать и сделать какой-то нестандартный и привлекающий контент, отличающийся от всего остального на рынке.

3. Некачественный контент. Как интересный контент способен спасти мероприятие в высококонкурентной среде, так и скучный контент низкого качества может загубить на корню любое начинание, даже если ниша очень перспективна.

4. Не продумана регулярность мероприятий. В нынешней реальности, когда все перешли в онлайн, стало сложней бороться за внимание даже с учетом отложенного смотрения. Поэтому нужно продумывать расписание регулярных мероприятий именно с контентной стороны и лучше сделать один или пару ивентов с хорошей продуманной программой, чем множество слабых. В любом случае стоит предусмотреть какую-то регулярность, чтобы ваша аудитория привыкла, что каждый квартал, например, от вас будет что-то интересное.

5. Слабая техническая подготовка. В онлайн-ивентах формат технической подготовки совершенно иной. Здесь мы продумываем не только застройку сцены (свет, звук, декорации), но и саму съемку и трансляцию. Важно продумать не только сценарий мероприятия, но и сценарий самого эфира, за которым стоит огромный пласт контентной и технической подготовки. И, наконец, самый большой кошмар всех онлайн-мероприятий — обрыв связи, возникающий из-за технических сбоев.

6. Плохо организована «онлайн-навигация». Навигация важна всегда. И если в офлайне участник может подойти к волонтеру или охраннику или спросить у другого участника, как найти тот или иной зал, то сделать это, находясь онлайн, практически невозможно. Поэтому важно продумать путь участника от регистрации или анонса (чтобы он не потерял ссылку и не забыл про мероприятие) до конца трансляции. Нужно предусмотреть возможность легко переключаться между залами и находить нужную секцию или спикера. Также важно не упустить внимание участника и стараться вести его по всей трансляции от начала до конца. Без четкой предварительной проработки и тестирования всего этого не достичь.

7. Не проведена предварительная работа со спикерами. Выступление на сцене и перед камерой — это совсем не одно и то же, и даже опытный спикер может растеряться, когда приходится говорить в пустоту, так как в студии нет зрителей — только техническая команда и он один на один с камерой и тишиной. В данном случае нужно заранее прорабатывать этот вопрос со спикерами, рассказывать, как будет проходить съемка/трансляция, в какой момент в какую камеру смотреть, как все будет выглядеть в эфире.

8. Не анализируется эффективность проведенных мероприятий, не делаются выводы и корректировки на будущее. В ивенте любого формата главные показатели успеха — количество участников, которых вы смогли привлечь (именно профильных, ЦА), и то впечатление, которое осталось у них после окончания. То есть главное, чтобы человек пришел, принял участие, остался доволен и не забыл тот контент/идею/смысл, который вы до него хотели донести. Если эти условия соблюдены, то мероприятие получилось эффективным. Если нет — это повод задуматься и пересмотреть что-то при организации будущих ивентов.

9. Не проводится работа с аудиторией после окончания ивента. Организатор всегда должен заботиться об участнике и не бросать его после окончания, продумывать «шлейф», в который входит та информация, которая была на мероприятии, и какие-то особенные запоминающиеся вещи — фото, видео, презентации, призы. Важно также предусмотреть эффект отложенного смотрения, что может значительно увеличить аудиторию ивента. Если организатор не публикует достаточное количество линков, рассказов, упоминаний о прошедшем мероприятии, то эффекта отложенного смотрения достичь будет невозможно — пользователи просто не найдут нужные ссылки.

10. Не проработаны варианты действий на случай, если что-то пойдет не так. Если при проведении мероприятия или перед началом его происходит какой-либо сбой, всегда нужно иметь запасные сценарии. Чтобы минимизировать вред от сложных ситуаций, еще на стадии организации нужно поводить стресс-тесты и продумывать планы B и С. И всегда надо понимать, что иногда лучше отменить или перенести ивент, чем пытаться провести его, несмотря на сложившиеся неблагоприятные обстоятельства. Это крайний случай, но такое решение сохранит средства и меньше повредит репутации организатора.

И в заключение — небольшой рассказ с примерами мероприятий, которые оказались неудачными:

Fyre Festival иногда называют «музыкальным фестивалем, который не состоялся». Фестиваль был анонсирован в декабре 2016 года и должен был проходить в конце апреля и начале мая 2017 года на одном из Багамских островов в районе Эксума. Были заявлены выступления Blink-182, GOOD Music, Skepta, Disclosure, Migos, Major Lazer и Lil Yachty. Для гостей было предусмотрено высококлассное обслуживание, мероприятие активно рекламировалось. Билеты на острова стоили от 1500 до 400 000 долларов, ожидалось до 6000 посетителей. Благодаря широкой пиар-кампании все билеты были раскуплены в короткие сроки. Однако из-за прошедшего утром сильного ливня и общей плохой организации все пошло не так — Blink-182 вообще отказались выступать, оценив условия; многие гости сдали билеты, а те, кто все же прибыл, были сильно разочарованы и не получили того, что им было обещано. Фестиваль получил прозвище «худшего музыкального фестиваля в истории», а организаторов обвинили в мошенничестве.

Фестиваль «Нашествие» в 2017 году. Ежегодное музыкальное мероприятие, которое проходит в селе Большое Завидово в Тверской области, в 2017 году оказалось испытанием и для гостей, и для исполнителей. На протяжении трех дней, с 7 по 9 июля, не прекращался сильный дождь. Поле, где проходил ивент, превратилось в жидкую грязь, всем было некомфортно, машины не могли проехать и вязли. Организаторы пытались исправить положение, но такого они не предусмотрели; в итоге мероприятие оказалось для гостей и участников испытанием.

Alfa Future People, фестиваль электронной музыки, проведенный в тот же год и те же даты. Конечно, с теми же проливными дождями, которые загубили мероприятие в Тверской области. Нижегородская область, где проходил фестиваль, тоже оказалась накрыта этим циклоном. К неудобствам из-за влажности и грязи прибавились и сожаления из-за отмены запланированного футбольного матча. Однако в этом случае организаторы постарались свести негативные последствия к минимуму и сделали для этого все возможное.

Midsummer Night's Dream 2019 года назвали Российским Fyre Festival. Причиной провала стали также погодные условия, которые повлекли за собой большое количество проблем.

Бал Afterhalloween 2019. Организаторы допустили ошибки, связанные с логистикой и безопасностью: посетители были вынуждены стоять в пробках при подъезде, по прибытии толкаться в очередях, а в самом месте проведения была плохо продумана навигация. Площадка оказалась не готова к такому количеству участников, ломались лифты, люди застревали в них. В довершение всего одна из металлических конструкций обрушилась, что привело к травмам гостей.

Все мероприятия, кроме Fyre Festival, существуют и по сей день. Основное, что нужно сделать в случае сбоя, — признать его, извиниться перед участниками, постараться минимизировать последствия, и самое главное — сделать выводы и провести работу над ошибками.

 

Трехдневный практик-интенсив по организации и проведению ивентов пройдет на ВОЛНЕ 14-16 апреля. По итогу вы разработаете и подготовите основу для своего ивент-проекта, а также получите пакет рабочих документов. Для самых внимательных даем эксклюзивную скидку на курс 25% по промокоду FROMJULIA. Подробнее


 

 

Еще материалы

  • Новые правила выживания ивент-индустрии
    Российский рынок мероприятий скорее жив, чем мертв благодаря смягчению антиковидных ограничений, однако нестабильность, вызванная пандемией, изменила индустрию и еще долго будет влиять на нее. Юлия Дорошина, Head of Projects Talent Concert International (T.C.I.), рассказывает, с какими переменами придется смириться ивентерам и что делать организаторам, чтобы выжить в новых условиях
  • В помощь креативщикам — 10 бесплатных видеостоков
    Чем больше материалов публикуется онлайн, тем важнее их правильно иллюстрировать. Один из наиболее активно развивающихся визуальных онлайн-форматов — это видео. Соответственно, одни ищут источники качественных роликов, а другие создают видеостоки, иначе называемые библиотеки видео. Мы сделали обзор таких ресурсов, выбрав из них бесплатные и наиболее (на наш взгляд) популярные
  • Как бренду выбрать музыкальный фестиваль. Чек-лист
    Музыкальные фестивали — это счастливые фанаты, солидный лайн-ап и полный солд-аут. Зачастую сказать об этом проще, чем сделать. Александра Ларина, маркетинг-консультант и наставник курса «Ивенты сегодня: гибрид офлайн и онлайн» на ВОЛНА/AdIndex, составила чек-лист, который поможет правильно выбрать фестиваль для бренда
Вверх