10 ошибок при подготовке онлайн-ивентов
О том, какие бывают ошибки при организации онлайн-мероприятий, как их избежать и что делать, если избежать все-таки не удалось, рассказывает ивент-директор AdIndex Юлия Рясная-Мацнева
1. Нет четкого определения цели мероприятия. Такая ошибка способна загубить как офлайн-, так и онлайн-ивент. Размытое понимание цели, то есть того, ради чего собственно все затевается, приводит ко всем дальнейшим ошибкам — от разработки контента до организации самого мероприятия.
2. Плохо изучена конкуренция и глубина аудитории. Всегда надо знать, кто уже работает на этом тематическом поле и как именно работает. То есть если уже есть десять агропромышленных конференций, то велика вероятность, что на одиннадцатую никто не пойдет. Либо надо придумать и сделать какой-то нестандартный и привлекающий контент, отличающийся от всего остального на рынке.
3. Некачественный контент. Как интересный контент способен спасти мероприятие в высококонкурентной среде, так и скучный контент низкого качества может загубить на корню любое начинание, даже если ниша очень перспективна.
4. Не продумана регулярность мероприятий. В нынешней реальности, когда все перешли в онлайн, стало сложней бороться за внимание даже с учетом отложенного смотрения. Поэтому нужно продумывать расписание регулярных мероприятий именно с контентной стороны и лучше сделать один или пару ивентов с хорошей продуманной программой, чем множество слабых. В любом случае стоит предусмотреть какую-то регулярность, чтобы ваша аудитория привыкла, что каждый квартал, например, от вас будет что-то интересное.
5. Слабая техническая подготовка. В онлайн-ивентах формат технической подготовки совершенно иной. Здесь мы продумываем не только застройку сцены (свет, звук, декорации), но и саму съемку и трансляцию. Важно продумать не только сценарий мероприятия, но и сценарий самого эфира, за которым стоит огромный пласт контентной и технической подготовки. И, наконец, самый большой кошмар всех онлайн-мероприятий — обрыв связи, возникающий из-за технических сбоев.
6. Плохо организована «онлайн-навигация». Навигация важна всегда. И если в офлайне участник может подойти к волонтеру или охраннику или спросить у другого участника, как найти тот или иной зал, то сделать это, находясь онлайн, практически невозможно. Поэтому важно продумать путь участника от регистрации или анонса (чтобы он не потерял ссылку и не забыл про мероприятие) до конца трансляции. Нужно предусмотреть возможность легко переключаться между залами и находить нужную секцию или спикера. Также важно не упустить внимание участника и стараться вести его по всей трансляции от начала до конца. Без четкой предварительной проработки и тестирования всего этого не достичь.
7. Не проведена предварительная работа со спикерами. Выступление на сцене и перед камерой — это совсем не одно и то же, и даже опытный спикер может растеряться, когда приходится говорить в пустоту, так как в студии нет зрителей — только техническая команда и он один на один с камерой и тишиной. В данном случае нужно заранее прорабатывать этот вопрос со спикерами, рассказывать, как будет проходить съемка/трансляция, в какой момент в какую камеру смотреть, как все будет выглядеть в эфире.
8. Не анализируется эффективность проведенных мероприятий, не делаются выводы и корректировки на будущее. В ивенте любого формата главные показатели успеха — количество участников, которых вы смогли привлечь (именно профильных, ЦА), и то впечатление, которое осталось у них после окончания. То есть главное, чтобы человек пришел, принял участие, остался доволен и не забыл тот контент/идею/смысл, который вы до него хотели донести. Если эти условия соблюдены, то мероприятие получилось эффективным. Если нет — это повод задуматься и пересмотреть что-то при организации будущих ивентов.
9. Не проводится работа с аудиторией после окончания ивента. Организатор всегда должен заботиться об участнике и не бросать его после окончания, продумывать «шлейф», в который входит та информация, которая была на мероприятии, и какие-то особенные запоминающиеся вещи — фото, видео, презентации, призы. Важно также предусмотреть эффект отложенного смотрения, что может значительно увеличить аудиторию ивента. Если организатор не публикует достаточное количество линков, рассказов, упоминаний о прошедшем мероприятии, то эффекта отложенного смотрения достичь будет невозможно — пользователи просто не найдут нужные ссылки.
10. Не проработаны варианты действий на случай, если что-то пойдет не так. Если при проведении мероприятия или перед началом его происходит какой-либо сбой, всегда нужно иметь запасные сценарии. Чтобы минимизировать вред от сложных ситуаций, еще на стадии организации нужно поводить стресс-тесты и продумывать планы B и С. И всегда надо понимать, что иногда лучше отменить или перенести ивент, чем пытаться провести его, несмотря на сложившиеся неблагоприятные обстоятельства. Это крайний случай, но такое решение сохранит средства и меньше повредит репутации организатора.
И в заключение — небольшой рассказ с примерами мероприятий, которые оказались неудачными:
— Fyre Festival иногда называют «музыкальным фестивалем, который не состоялся». Фестиваль был анонсирован в декабре 2016 года и должен был проходить в конце апреля и начале мая 2017 года на одном из Багамских островов в районе Эксума. Были заявлены выступления Blink-182, GOOD Music, Skepta, Disclosure, Migos, Major Lazer и Lil Yachty. Для гостей было предусмотрено высококлассное обслуживание, мероприятие активно рекламировалось. Билеты на острова стоили от 1500 до 400 000 долларов, ожидалось до 6000 посетителей. Благодаря широкой пиар-кампании все билеты были раскуплены в короткие сроки. Однако из-за прошедшего утром сильного ливня и общей плохой организации все пошло не так — Blink-182 вообще отказались выступать, оценив условия; многие гости сдали билеты, а те, кто все же прибыл, были сильно разочарованы и не получили того, что им было обещано. Фестиваль получил прозвище «худшего музыкального фестиваля в истории», а организаторов обвинили в мошенничестве.
— Фестиваль «Нашествие» в 2017 году. Ежегодное музыкальное мероприятие, которое проходит в селе Большое Завидово в Тверской области, в 2017 году оказалось испытанием и для гостей, и для исполнителей. На протяжении трех дней, с 7 по 9 июля, не прекращался сильный дождь. Поле, где проходил ивент, превратилось в жидкую грязь, всем было некомфортно, машины не могли проехать и вязли. Организаторы пытались исправить положение, но такого они не предусмотрели; в итоге мероприятие оказалось для гостей и участников испытанием.
— Alfa Future People, фестиваль электронной музыки, проведенный в тот же год и те же даты. Конечно, с теми же проливными дождями, которые загубили мероприятие в Тверской области. Нижегородская область, где проходил фестиваль, тоже оказалась накрыта этим циклоном. К неудобствам из-за влажности и грязи прибавились и сожаления из-за отмены запланированного футбольного матча. Однако в этом случае организаторы постарались свести негативные последствия к минимуму и сделали для этого все возможное.
— Midsummer Night's Dream 2019 года назвали Российским Fyre Festival. Причиной провала стали также погодные условия, которые повлекли за собой большое количество проблем.
— Бал Afterhalloween 2019. Организаторы допустили ошибки, связанные с логистикой и безопасностью: посетители были вынуждены стоять в пробках при подъезде, по прибытии толкаться в очередях, а в самом месте проведения была плохо продумана навигация. Площадка оказалась не готова к такому количеству участников, ломались лифты, люди застревали в них. В довершение всего одна из металлических конструкций обрушилась, что привело к травмам гостей.
Все мероприятия, кроме Fyre Festival, существуют и по сей день. Основное, что нужно сделать в случае сбоя, — признать его, извиниться перед участниками, постараться минимизировать последствия, и самое главное — сделать выводы и провести работу над ошибками.
Трехдневный практик-интенсив по организации и проведению ивентов пройдет на ВОЛНЕ 14-16 апреля. По итогу вы разработаете и подготовите основу для своего ивент-проекта, а также получите пакет рабочих документов. Для самых внимательных даем эксклюзивную скидку на курс 25% по промокоду FROMJULIA. Подробнее